Power BI là một công cụ mạnh mẽ giúp người dùng tạo các báo cáo và Dashboard trực quan hóa dữ liệu. Tuy nhiên, để tạo ra các Dashboard hiệu quả và hữu ích, cần lưu ý một số nguyên tắc cơ bản. Bài viết này sẽ chia sẻ các tips để xây dựng dashboard chuyên nghiệp trong Power BI. Tuân thủ những nguyên tắc này sẽ giúp bạn tạo ra các Dashboard đáp ứng nhu cầu của người dùng và đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.
Tại sao cần xây dựng Dashboard hiệu quả?
Dashboard hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp đạt được những lợi ích sau:
- Tăng cường khả năng ra quyết định: Dashboard cung cấp cho người dùng một cái nhìn tổng quan về dữ liệu, giúp họ dễ dàng xác định các xu hướng và vấn đề tiềm ẩn. Giúp đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.
- Giảm Thời Gian Phân Tích: Thay vì phải xem xét nhiều bảng tính và tài liệu, người dùng có thể nhanh chóng nhận ra xu hướng và biểu đồ quan trọng trên Dashboard. Giúp giảm thời gian cần thiết cho công đoạn phân tích dữ liệu. Trong tình huống khẩn cấp hoặc quản lý theo thời gian thực, Dashboard cung cấp cái nhìn tức thì về vấn đề, giúp quyết định nhanh chóng và hiệu quả.
- Nâng cao hiệu quả công việc: Dashboard có thể giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất của các bộ phận và quy trình khác nhau. Giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh.
Vì những lí do trên ta sẽ tiếp tục tìm hiểu những việc nên và nghiêm cấm khi xây dựng Dashboard báo cáo ngay dưới đây.
Những việc nên làm khi xây dựng Dashboard
Hiểu rõ như cầu người dùng
Trước khi bắt đầu xây dựng Dashboard, hãy xác định đối tượng mục tiêu của bạn. Từ đó giúp bạn quyết định những thông tin nào cần bao gồm và cách trình bày thông tin sao cho dễ hiểu và phù hợp với người dùng.
Tập trung vào các thông điệp chính
Dashboard nên tập trung vào một vài thông điệp chính. Nếu bạn cố gắng đưa quá nhiều thông tin vào một Dashboard, người dùng sẽ bị quá tải và không thể nắm bắt được thông tin quan trọng.
Hầu hết mọi người đọc từ trên xuống dưới. Đặt mức dữ liệu cao nhất ở góc trên cùng bên trái và hiển thị chi tiết hơn khi bạn di chuyển theo hướng người dùng sử dụng để đọc (từ trái sang phải, từ trên xuống dưới). Nếu văn bản và hình ảnh trực quan có cùng kích thước thì người đọc có thể gặp khó khăn khi tập trung vào nội dung quan trọng nhất. Để làm nổi bật thông tin, trực quan hóa Card là một cách hay để hiển thị nổi bật một con số quan trọng:
Lựa chọn biểu đồ phù hợp
Lựa chọn biểu đồ phù hợp trong dashboard là một yếu tố quan trọng giúp người dùng dễ dàng nắm bắt thông tin và đưa ra quyết định. Có nhiều loại biểu đồ khác nhau, mỗi loại có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Để lựa chọn biểu đồ phù hợp, cần lưu ý những yếu tố sau:
- Loại dữ liệu: Biểu đồ phù hợp với loại dữ liệu mà bạn đang sử dụng. Ví dụ, biểu đồ đường phù hợp để hiển thị dữ liệu theo thời gian, biểu đồ cột phù hợp để so sánh các giá trị khác nhau, biểu đồ tròn phù hợp để hiển thị các phần trăm…
- Mục đích của dashboard: Biểu đồ cần phù hợp với mục đích của dashboard. Ví dụ, nếu dashboard được sử dụng để theo dõi hiệu suất bán hàng, bạn có thể sử dụng biểu đồ đường để hiển thị doanh số bán hàng theo thời gian.
- Người dùng của dashboard: Biểu đồ cần phù hợp với người dùng của dashboard. Ví dụ, nếu người dùng là những người không có nhiều kiến thức về dữ liệu, bạn nên sử dụng các biểu đồ đơn giản và dễ hiểu.
Sử dụng các biểu tượng và hình ảnh trực quan
Bạn có thể thêm hình ảnh, biểu tượng trạng thái và các biểu tượng tùy chỉnh theo mục đích. Biểu tượng và hình ảnh có thể giúp truyền đạt thông tin một cách trực quan và dễ hiểu hơn.
Sử dụng các màu sắc phù hợp
Màu sắc có thể được sử dụng để thu hút sự chú ý, phân biệt các phần khác nhau của Dashboard và tạo ra một tổng thể hài hòa.
- Sử dụng màu sắc để phân biệt giữa các phần khác nhau của bảng điều khiển. Ví dụ, sử dụng màu sắc khác nhau cho các loại dữ liệu, biểu đồ, hoặc để đánh dấu sự thay đổi quan trọng.
- Đặt ý nghĩa cho màu sắc. Ví dụ, sử dụng màu đỏ cho các chỉ số tiêu cực và màu xanh lá cây cho các chỉ số tích cực hoặc đánh dấu các vùng cao và thấp trong biểu đồ đường hoặc sử dụng màu nổi bật cho các cột quan trọng trong biểu đồ cột.
- Đảm bảo rằng màu sắc chọn không làm khó hiểu, khó nhìn. Sử dụng màu nền phù hợp để tạo ra sự tương phản và giúp văn bản và biểu đồ nổi bật.
Tạo các bộ lọc và drill-down
Các bộ lọc và drill-through cho phép người dùng thu hẹp phạm vi dữ liệu và xem các chi tiết cụ thể hơn.
Sử dụng dữ liệu chính xác và đáng tin cậy
Dữ liệu là nền tảng của Dashboard. Lựa chọn và sử dụng dữ liệu chính xác là chìa khóa để có dashboard hiệu quả. Hãy đảm bảo dữ liệu bạn sử dụng là chính xác và đáng tin cậy.
Sử dụng tính năng Power BI nâng cao
Khám phá và sử dụng các tính năng nâng cao của Power BI như DAX (Data Analysis Expressions) để tạo ra các biểu thức tính toán phức tạp và độc đáo giúp tạo ra những số liệu cụ thể và hiệu quả.
Thường xuyên cập nhật
Dữ liệu luôn thay đổi, vì vậy Dashboard của cũng cần được cập nhật thường xuyên để phản ánh những thay đổi này.
Tài liệu hóa
Viết tài liệu hướng dẫn sử dụng để giúp người dùng hiểu cách tương tác và tận dụng tối đa từ dashboard.
Những việc nghiêm cấm khi xây dựng Dashboard
Không cho người dùng biết bắt đầu từ đâu
Nên cung cấp cho người dùng những hướng dẫn rõ ràng về cách sử dụng dashboard. Bao gồm việc cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn về mục đích của dashboard, cách điều hướng các phần khác nhau của dashboard và cách giải thích thông tin.
Lựa chọn biểu đồ chưa hợp lý
Sai lầm đầu tiên là chọn biểu đồ chưa hợp lý. Ví dụ như việc các nhãn dữ liệu dài và hiển thị theo đường chéo. Muốn đọc các nhãn này người dùng sẽ rất khó khăn.
Để khắc phục vấn đề này, bạn chỉ cần đơn giản là xoay biểu đồ lại theo chiều ngang là người dùng có thể theo dõi được.
Có 1 vài lưu ý ở đây: Nếu bạn đang trình bày thời gian như ngày, tuần, tháng, quý, năm thì bạn chỉ cần sử dụng biểu đồ có trục ngang với thời gian đi từ trái sang phải là xong. Với những thứ khác như quốc gia, sản phẩm, kênh bán hàng,… hãy xoay biểu đồ và sử dụng biểu đồ có trục dọc.
Không có nhãn dữ liệu hoặc quá nhiều nhãn
Khá khó khăn để các bạn quyết định có cho nhãn dữ liệu vào không, cho vào thì sợ nhiều, không cho thì không thể thể hiện được hết số liệu. Với việc không có nhãn, người dùng không biết đang thấy gì và sẽ phải di chuyển chuột khắp dashboard để có thể nhìn được số liệu. Ngoài ra nếu người dùng in ra hoặc trình bày dạng khác thì hoàn toàn không thấy số liệu trên biểu đồ. Việc quá nhiều nhãn dữ liệu sẽ khiến các nhãn chồng chéo nhau, nên hãy cẩn thận khi hiển thị nhãn dữ liệu.
Lạm dụng slicer
Việc sử dụng slicer khá hữu ích khi bạn muốn lọc dữ liệu theo 1 vài tiêu chí nhất định. Nhưng lạm dụng chúng quá nhiều sẽ là vấn đề. Ví dụ như dưới đây có 1 biểu đồ nhưng dùng những 4 slicer, chiếm gần 1 nửa trang.
Để tối ưu vấn đề này, bạn có thể giới hạn số lượng slicer lại, còn nếu bạn vẫn muốn dùng nhiều slicer thì có thể làm gọn chúng đi bằng cách: Với những slicer nào có tối đa 5 tùy chọn thì có thể để dạng “Vertical list” còn với slicer nào nhiều hơn thì nên để “Drop down”.
Sử dụng quá nhiều màu sắc
Không nên sử dụng quá nhiều màu sắc trong dashboard, dù màu sắc trông đẹp mắt nhưng nó lại khiến dashboard của bạn trở nên khá lộn xộn. Ví dụ dưới đây, thay vì sử dụng nhiều màu sắc, bạn có thể sử dụng màu gradient để biểu thị sự thay đổi của dữ liệu.
Hình ảnh 3D
Việc tạo và render hình ảnh 3D có thể tốn nhiều thời gian và tài nguyên máy tính. Điều này có thể làm giảm hiệu suất của dashboard và khiến nó khó sử dụng hơn trên các thiết bị có cấu hình thấp. Nếu dashboard của bạn có thể truyền đạt thông tin hiệu quả bằng hình ảnh 2D, thì không nên sử dụng hình ảnh 3D. Việc sử dụng hình ảnh 3D chỉ là để tạo ra hiệu ứng thị giác, điều này là không cần thiết cho mục đích của dashboard. Tất nhiên, cũng có một số trường hợp sử dụng hình ảnh 3D trong dashboard. Ví dụ, hình ảnh 3D có thể được sử dụng để tạo ra các dashboard trực quan và hấp dẫn hơn. Tuy nhiên, cần cân nhắc kỹ lưỡng những ưu và nhược điểm của hình ảnh 3D trước khi quyết định sử dụng chúng trong dashboard của bạn.
Kết luận
Bài viết trên SmartData đã giới thiệu với các bạn những việc nên và nghiêm cấm khi xây dựng Dashboard báo cáo trong Power BI. Nếu bạn thấy bài viết hay và hữu ích, bạn có thể tham gia các kênh sau của SmartData để nhận được nhiều thông tin hơn nữa:
